Ekom Apartman ve Site Yönetim Programı

EKOM Apartman ve Site Yönetimi , Apartman , Site , İş Merkezi ve Kooperatif Yöneticilerinin gereksinimlerini karşılamak amacıyla , yalın bir şekilde tasarlanmış , iş yükünü azaltarak zaman tasarrufu sağlayan , Menüleri Kullanıcı tarafından kolayca anlaşılabilecek şekilde düzenlenmiş, profesyonel içerikli ancak kullanımı çok kolay bir yazılımdır.

Yazılımın kullanıldığı  Mekan’a ait bilgiler ; Dönem , Blok , Hane Tipi , Hane , Kişi/Kurum tanımları girilerek program özelleştirilir ve kullanım kolaylığı sağlanır.

Hane Kartı , Mal sahibi(Malik) ve Kullanan (Oturan sakin) Tanımlamaları birbirlerinden bağımsız yapılarak hesapları ayrı ayrı takip edilir. Böylece Haneden taşınan Mal sahibi ve Kullananların eski kayıtları saklanarak geriye doğru bilgi alınabilir. Kişi/Kurum’lar birden fazla Hane ile ilişkilendirilebilir ve hesapları tek veya toplu olarak takip edilerek Hesap ekstreleri bağımsız alınabilir.

Malik ve Kullanan Bilgi kartlarında ; İletişim ve işyeri bilgileri , Site dışında ikamet edenler için tebligat adresi, Nüfus kayıt bilgileri , İstatistiki bilgiler , Araç bilgileri , Hanede yaşayan Aile fertlerine ait bilgileri detaylı şekilde saklama olanağı sağlanmıştır.

Hane ve Kişi/Kurum Kartlarında Ay bazında Borç/Alacak toplamları ve bakiyeleri ile hesap hareketleri görülebilir.

Sınırsız sayıda Gelir/Aidat ve planlanmayan giderler için hanelere yapılacak borç tahakkukunda kullanılabilecek hesaplar tanımlanabilir. Tanımlarda; hesabın tahakkukta Uygulama şekli (Sabit aidat-Eşit-Hisseye göre-m2’ye göre vs) , Borcun kime tahakkuk ettirileceği (Malik / Kullanan) ,  ödeme günü , opsiyon , gecikme durumunda uygulanacak gecikme faiz oranı – isteğe bağlı ve her hesaba ayrı olarak belirtilebilir.  Ayrıca uygulama ayları belirlenerek örneğin Nisan ayında tahakkuk önlenebilir.

Her Gelir/Aidat Hesabı için istenilen Hanelere uygulanacak Muafiyetler (% olarak veya YTL bazında) belirlenebilir. Örneğin zemin katında bulunan Hane asansör kullanmadığı için bu gidere dahil edilmeyebilir. Bütün bunlar her Hane ve Borç için ayrı ayrı düzenlenebilir.

Proje harici bütçe hedefi belirlenerek , gerçekleşme karşılaştırmaları yapılabilir.

Kartlarda Ay bazında Borç/Alacak toplamları ve bakiyeleri görülebilir.

Tüm borç tahakkukları hem Haneye hem de muhataba (Malik veya Kullanan) ayrı ayrı yapılır , böylece Hane hesabı ve borçlu hesabı ayrı ayrı takip edilebilir.

Hane bazında istenilen Dönem/Aidat için borç tahakkuku yapılabilir. Girişlerde önceki borçlar ve ödeme durumu izlenebilir.

Her ay için , Blok bazında–Hane tipine göre , istenilen Gelir/Aidat için borç oluşturulabilir ve toplu olarak borç tahakkuku yapılabilir.

Gerçekleştirilen Aidat/Gelirlerin ayrıntılı raporları ve tahakkukların dönemsel toplamları alınabilir.

Sınırsız sayıda Gider Hesabı tanımlanabilir. Proje harici bütçe hedefi belirlenerek , gerçekleşme karşılaştırmaları yapılabilir. Kartlarda Ay bazında Borç/Alacak toplamları ve bakiyeleri görülebilir.

Ayrıca sürekli Hizmet ve Mal Alımı yapılan Firmalar için Kartlar açılarak bilgileri saklanabilir. Firmaların Ay bazında Borç/Alacak toplamları ve bakiyeleri görülebilir. Firma Hesap ekstreleri alınabilir.

Gider Girişlerinde istenirse Mal ve Hizmet Alınan Firma Hesapları kullanılarak Firma hesapları ayrıntılı takip edilebilir. Giderin ödemesinin yapılıp yapılmadığı belirtilerek , Kasa/Banka hesaplarına ilişkili ödeme takibi yapılabilir. 

Gerçekleştirilen Giderlerin ayrıntılı raporları ve dönemsel toplamları alınabilir.

Sınırsız sayıda Kasa/Banka Hesabı tanımlanabilir. Kartlarda Ay bazında Borç/Alacak toplamları ve bakiyeleri ile hesap hareketleri görülebilir.

Tahsilat girişinde ,  tahsilatın hangi Hane için kimden yapıldığı ve hangi Kasa/Banka tarafından yapıldığı belirtilebilir. Böylece tek girişle Bütün ilişkili hesaplar takip edilmiş olur. Makbuz yazdırılabilir. Önceki tahsilatlar , tahsil şekline , Haneye göre , tarih/ödeyene göre sıralı filtrelenerek izlenebilir.

Ayrıntılı filtreleme yoluyla Toplu tahsilat makbuzu yazdırılabilmek mümkündür.

Ödeme girişinde , Giderler için yapılan ödemelerin-istenirse hangi Firma’ya ve hangi Kasa/Banka tarafından yapıldığı belirtilebilir. Böylece tek girişle Bütün ilişkili hesaplar takip edilmiş olur. Makbuz yazdırılabilir. Önceki Ödemeler , ödeme şekline , Hesaba göre , tarih/hesaba göre sıralı filtrelenerek izlenebilir.

Kasalar Arası Para Aktarımı yapılarak örneğin Nakit Kasa’daki para Banka hesabına aktarılabilir.

Gerçekleştirilen tahsilat ve ödemelerin ayrıntılı raporları , Kasa/Banka Defteri ile Kasa/Banka dönemsel toplamları alınabilir.

Yapılan tahsilatlar ilgili borçlar ile eşleştirilerek , Borç bazında ödeme takibi yapılabilir.

Eşleştirme işlemi 2 şekilde yapılmaktadır.

1.       Kapatılmamış Borçlar ve Alacaklar , İlk Giren İlk Çıkar (FIFO) yöntemiyle otomatik olarak topluca eşleştirilir ve  kapatılır

2.       Hane bazında , borç ve alacak hareketleri seçilerek eşleştirilir ve kapatılır

Böylece Borç  ve tahsilatlar ile ilgili hareketlerin kapatılması yapılarak , yapılan tahsilatların hangi borca karşılık olduğu işlenir , ödenmemiş ya da kısmen ödenmiş borçlar takip edilir. Borç/alacak Eşleştirme işleminden sonra , belirlenen tarih itibariyle filtreleme yapılarak Ödenmemiş Hane borçları listelenebilir. Listelere istenirse geciken borçlar için daha önce belirlenmiş oranlarda Gecikme faizi eklenebilir.

Ödeme geciktirenlere uyarı yazısı hazırlanabilir. Bu yazıda ödenmemiş bütün borçlar ayrıntılı şekilde gösterilir. İstenirse geciken borçlar için daha önce belirlenmiş oranlarda Gecikme faizi eklenebilir.

Site veya Blok bazında Gider ve Gelir Projeleri oluşturulup , ödeme tarihleri belirtilerek , otomatik borç tahakkuku yapılabilir.  Projelerin gerçekleşme karşılaştırmaları yapılabilir.

Sınırsız sayıda Ana Sayaç ve Hane süzme sayaçları tanımlanabilir. Tanımlarda Hanelere yapılacak tahakkukta kullanılabilecek , Borcun kime tahakkuk ettirileceği (Malik / Kullanan) ,  ödeme günü , opsiyon , gecikme durumunda uygulanacak gecikme faiz oranı – isteğe bağlı ve her sayaç için ayrı olarak belirtilebilir. Her Ana Sayaç için istenilen Hanelere uygulanacak Muafiyetler (% olarak veya YTL bazında) belirlenebilir. Örneğin Kapıcı dairesinden su bedeli alınmayacaksa muaf tutulabilir. Ayrıca tahakkukta uygulanacak fiyat tarifesi girilebilir. Harcama Miktarına bağlı Kademeli fiyat uygulanabilir. Tüketimi olmayanlara sabit giderlerin uygulanıp uygulanmayacağı belirtilebilir.

Ana Sayaçların fatura bilgileri dönem bazında girilerek Hane tüketimleri ile ilişkilendirilir , Böylece ortak kullanım bedellerinin tahakkuktan önce hanelere nasıl yansıtılacağı bildirilebilir.  Hanelere tüketim bedellerini borçlandırma işlmi dönem bazında toplu olarak yapılır.  

Detaylı bir şekilde Ana ve süzme sayaç tüketim bilgileri listelenebilir.   

İnternet üzerinden Malik veya Kullananların Cep telefonlarına Kısa Mesaj gönderilerek , aylık borç ödentileri bildirilebilir , ödemesi gecikenler uyarılabilir , hazır mesaj şablonları oluşturularak bütün bu işlemler otomatik olarak yaptırılabilir. Tek bir mesaj düzenlenerek sadece belirli bir gruba , örneğin mal sahiplerine mesaj gönderilebilir.

Yönetimin ihtiyaç duyacağı düşünülen tüm raporlar aşağıda belirtilen başlıklarda  istenildiği anda hazırlanabilecek hale getirilmiştir.

Blok bazında duyuru amaçlı ,  Hane Aylık Borç Toplamları Listesi

Blok bazında duyuru amaçlı ,  Hane Aylık Ayrıntılı Borç Listesi

Hane Borç/Alacak Dökümü (Son Durum)

Hane Borç/Alacak Toplamları (Son Durum)

Hane Hesap Ekstresi

Hane Ay Bazında Toplamlar

Kişi/Kurum Borç/Alacak Durumu

Kişi/Kurum Hesap Ekstresi

Blok Aylık Toplamlar

Hane Listesi (Detaylı)

Hane Listesi (Kullanan’ göre)

Hane Listesi (Mal Sahibi’ne göre)

Hane Listesi (Hisse Oranı’na göre)

Kullanan İletişim Bilgileri

Mal Sahibi İletişim Bilgileri

Eski Kiracı/Mal Sahibi İletişim Bilgileri

Adres Etiketi Dökümü (Kullananlar)

Adres Etiketi Dökümü (Mal Sahipleri)

Blok Listesi

Hane Tip Listesi

Araç Plaka Listesi

Aidat/Gelir Listesi

Gider ve Firma Hesap Listesi

Kişi/Kurum Bilgi Formu (Boş ve Dolu)

Nüfus Bilgileri Listesi (Kullananlar)

Nüfus Bilgileri Listesi (Mal Sahipleri)

Adrese Dayalı Nüfus Kayıt Bilgileri

Genel Kurul Hazirun Listesi

İki Tarih Arası Mizan

İşletme Gelir/Gider Tablosu (Faaliyet Raporu)

Bilanço Raporları